确认函是商务往来、法律事务中常用的文书，规范的确认函格式不仅能清晰传达信息，还能避免纠纷。但很多人对确认函的格式要求一知半解，导致内容遗漏或表述不清。这篇文章小编将从基本结构、写作要点、常见错误三个方面，手把手教你写出专业的确认函！

一、确认函格式的4个核心要素

一份标准的确认函应包含下面内容内容，缺一不可：

1. 深入了解：直接写明“确认函”或“关于××事项的确认函”，避免使用模糊表述如“通知”“说明”。

2. 双方信息：包括发函方（你的公司/个人信息）和收函方的全称、地址、联系方式。例如：“致：××公司（地址：××市××区××路××号）”。

3. 内容：

– 明确确认的事项（如合同条款、会议决议、付款信息等）；

– 关键数据或时刻点（如金额、日期、编号）需加粗或单独列出；

– 小编觉得补充“特此确认”等固定用语。

4. 落款：发函方盖章或签字，并注明日期（建议写全年月日，如“2024年5月20日”）。

常见错误：某员工将会议时刻写成“下周三”，结局因时区差异导致合作方误解。正确写法应为“北京时刻2024年5月22日14:00”。

二、3种高频场景的确认函写作技巧

不同用途的确认函需侧重不同细节：

1. 商务合作确认函

– 重点：重复关键条款（如付款方式、交货期），并附加“如无异议，请于3个职业日内签字返回”。

– 案例：一家外贸公司因未在确认函中标注货币单位（USD/CNY），最终多支付了6%的汇率差价。

2. 法律事务确认函

– 重点：引用原始文件编号（如“根据2024年XX合同第3条”），必要时附上复印件。

– 避坑：避免使用“可能”“大概”等模糊词，必须全部用确定性表述。

3. 个人事务确认函（如离职确认）

– 模板句式：“本人确认于××年××月××日收到××公司支付的工资及补偿金共计××元，双方劳动关系已解除。”

三、必须避开的5个格式雷区

1. 遗漏联系方式：某供应商因确认函未留电话，导致货物送达后无法联系延误验收。

2. 日期冲突：写“2024年5月15日前生效”，落款日期却是5月16日。

3. 盖章模糊：电子章分辨率不足被质疑诚实性，建议彩色打印或使用数字签名。

4. 附件未标注：如确认函提及合同修改，需写明“附件：《××合同修订版》共3页”。

5. 语言歧义：例如“收到部分货款”应改为“截至今日收到货款5万元（总金额10万元）”。

四、确认函模板与自查清单

通用模板：

“`

[深入了解] 关于××事项的确认函

致：××公司

我方确认收到贵方于××年××月××日发送的××文件/款项（编号：××），主要内容如下：

1. ××条款：××（具体内容）

2. ××金额：人民币××元整（￥××）

……

特此确认。

[发函方名称]（盖章）

日期：××年××月××日

“`

自查清单：

? 双方名称是否完整无误？

? 金额/日期是否大写+数字双写？

? 是否每项确认内容都有依据？

? 是否有“特此确认”等结束语？

小贴士：重要确认函建议通过EMS邮寄并保留回执，同时发送扫描件至对方邮箱，双重保险！

怎么样？经过上面的分析要点，你也能轻松写出专业、清晰的确认函。如果仍有疑问，不妨对照模板多练习几次，熟能生巧！